Avans FlexPeople

Het lijkt zo simpel. Je gaat een bepaalde opdracht aan, er wordt een contract aangemaakt en je wordt uitbetaald. Prima als dat er aan de oppervlakte zo uitziet. Maar onder de motorkap spelen er veel complexe juridische processen en systemen die aan elkaar gekoppeld moeten worden. In deze eerste versie van de applicatie Avans FlexPeople ondersteunen we de processen rondom het inhuren van ZZP’ers, het verwerken van personen die een korte opdracht doen bij Avans en hebben we een koppeling met de broker Magnit. We hebben de gehele keten van aanvraag tot en met uitbetaling gedigitaliseerd. We zijn AVG proof en voldoen aan de laatste stand van zaken wat betreft de wet- en regelgeving.

Vereenvoudigen door te automatiseren

Avans FlexPeople is bedoeld om de – vaak administratieve - handelingen te vereenvoudigen door ze te automatiseren. Zo ‘denkt’ het systeem met je mee doordat controleslagen ingevoerd zijn. Gaat het om een ZZP-er? Dan wordt direct de link naar het KvK-systeem gelegd om dit te checken. Is er bijvoorbeeld een loonwet aangepast, waardoor een contract verandert? Het systeem geeft het straks aan, want wet- en regelgeving is geïmplementeerd. Inkooporders aanmaken? Dat verloopt nu vanuit Avans FlexPeople, waarmee ze geautomatiseerd in het gebruikelijke Proquro komen te staan. Webapps is straks verleden tijd. En ook met het betalingssysteem wordt een koppeling gelegd. Het voorkomt veel dubbel handwerk en gedoe voor medewerkers, die zich hiermee bezig houden. En het zorgt ervoor dat Avans ‘compliant’ is; dat je simpelweg gezegd voldoet aan de regels, die wettelijk gelden bij deze processen.

Data koppelen

Een ander groot voordeel van de nieuwe applicatie is, dat data uit – voorheen – verschillende applicaties nu in één systeem bij elkaar zit. Dus kun je makkelijker en sneller iets doen met de gegevens. Van ‘klungelen in een Excel-sheetje’ naar juiste en up-to-date rapportages. En dat zorgt ervoor, dat je op een veel efficiëntere wijze relevante data krijgt voor stuurinformatie. Informatie op basis waarvan directies of leidinggevenden kunnen analyseren en besluiten nemen.

Regie

Naast vereenvoudiging en focus op data is er nog een derde, belangrijk voordeel van Avans FlexPeople: met deze applicatie zijn we straks meer ‘in control’. Niet alleen op basis van wet en regelgeving, maar ook doordat we exact op elk moment in beeld hebben wat onze verplichtingen zijn aan onze externen, hoeveel van de overeenkomsten al gerealiseerd is op basis van declaraties en facturen en welke inzet er gedurende een collegejaar is geweest.

Implementatie

De implementatie van Avans FlexPeople is in het voorjaar gestart. Eerst hebben we bij de diensteenheden de implementatie van de broker Magnit afgerond. Net voor de zomer is de implementatie bij alle academies en CoE’s gestart. Ook zijn de gebruikersgroepen en kanalen voor key users begonnen. Die laatste twee groepen maken het mogelijk om ervaringen uit te wisselen en eventuele nieuwsberichten te delen. Ook is de ondersteuning via Servicepunt ingeregeld en zien we dat interne en externe collega’s steeds meer vertrouwd raken. In de toekomst gaan we de overige inhuurstromen rondom uitzenden, promostudenten en detacheringen aansluiten op Avans FlexPeople.