Aan de slag met SharePoint
In Ambitie 2025 zetten we stappen in onze digitale transformatie. We willen onze studenten en medewerkers optimaal stimuleren en steunen in wat ze nodig hebben en hierbij biedt technologie kansen. Dit vraagt om toegankelijke, veilige, betrouwbare en actuele (digitale) informatie, voor zowel studenten en medewerkers van Avans, als voor het werkveld. Voor een betere interne communicatie werken we stapsgewijs naar een flexibele en digitale omgeving met SharePoint.
Avans One
Avans One is de app waarin uiteindelijk alles samenkomt. Eén flexibele, digitale omgeving die toegang biedt tot alle relevante informatie, communicatie en door Avans beschikbaar gestelde digitale toepassingen. Om Avans One te kunnen voeden met de juiste informatie voor medewerkers en studenten hebben we een platform nodig van waaruit Avans One informatie kan ontsluiten. Dat platform is SharePoint. Vanuit onze ambitie gaan we samen aan de slag om SharePoint gericht in te zetten. We sluiten aan bij de bestaande ontwikkelingen en initiatieven binnen SharePoint en richten niets nieuws in. Er zijn al voorbeelden van bestaande SharePoint-sites binnen Avans Hogeschool, zoals agile.avans.nl, office365.avans.nl en architectuur.avans.nl.
Vindbaarheid en gebruiksvriendelijkheid vergroten
Op dit moment zijn de SharePoint sites los opgezet en van elkaar gescheiden, wat de vindbaarheid niet ten goede komt. Het doel is om deze sites logisch aan elkaar te koppelen met een gebruiksvriendelijke navigatiestructuur, zogenaamde hubs. Dit zorgt voor betere vindbaarheid van informatie.
“Uit onderzoek van DMCS uit 2021 blijkt dat vindbaarheid momenteel het grootste knelpunt is. Met dit project hopen we dit te verbeteren en in de toekomst iAvans uit te kunnen faseren” vertelt Anne Hest, product owner bij Avans. Het huidige iAvans draait vooral om het zenden van informatie. Er vindt geen dialoog plaats. Met SharePoint wordt samenwerken en in dialoog gaan gemakkelijker. Alles is met elkaar verbonden en dat maakt het dynamischer.
Agile werken en monitoren
Ook monitoren we vanaf nu de ontwikkelingen van nieuwe SharePoint-sites. Zoals van een nieuwe digitale omgeving van Student Support voor onze studenten en een centrale onderwijssite voor medewerkers waar alle relevante informatie over ons onderwijs op staat.
“Door op kleine schaal te kijken wat hierbij komt kijken, kunnen we beter inschatten wat voor vraagstukken er spelen en waar behoefte aan is qua beleid, kaders, richtlijnen en ondersteuning op Avansbreed niveau. En welke impact dat heeft op de organisatie en communicatie”, aldus Anne. Denk hierbij aan onderwerpen als eigenaarschap, beheer, security, gebruiksvriendelijkheid en huisstijl. Maar ook de vorming van de nieuwe academies en de ontwikkeling van de zelforganiserende teams zijn hierin belangrijk.
Door deze werkwijze ontdekken we samen hoe we in de toekomst onze interne communicatie centraal en decentraal beter in kunnen richten en beter aan kunnen sluiten bij de behoeften van gebruikers. Dit doen we op een agile manier in kleine stappen.
In gesprek met eindgebruikers en stakeholders
Tijdens de ontwikkeling van SharePoint als organisatiebreed informatievoorzieningskanaal zijn we continu in gesprek met eindgebruikers. In de praktijk zullen collega’s voorlopig weinig merken van de ontwikkelingen. Maar we delen graag dat we vanaf nu werken aan het vergroten van de vindbaarheid en beter structureren van informatie. Na de zomer gaan we verder en nemen we de interne organisatie mee bij de vervolgstappen.
Contactpersoon
Voor vragen kun je terecht bij Anne Hest.