Experimenteren met zelforganiseren

“In 2013 merkten we dat de manier waarop academies georganiseerd waren aan verandering toe was”, herinnert Linda zich. “Dat had met 2 ontwikkelingen te maken. Ten eerste werden de prestatie-eisen op het gebied van kwaliteit, productiviteit en maatwerk in het hbo strenger. Dat vraagt ook iets van je organisatie. Tegelijkertijd was de organisatiestructuur van academies niet transparant en merkten we dat directieleden een te breed takenpakket hadden, uiteenlopend van strategische tot operationele taken. Het was dus tijd voor verandering.”

2 jaar lang experimenteren

“We bedachten 3 mogelijke manieren om de academies anders te organiseren. Werken met zelforganiserende teams was er daar 1 van”, legt Linda uit. “Alle academies kozen zo’n nieuwe manier van werken en maakten een eigen plan om ermee aan de slag te gaan. Veel academies kozen voor zelforganiserende teams, maar wel allemaal op hun eigen manier. En toen zijn we gewoon 2 jaar lang gaan experimenteren en met elkaar gaan leren. We organiseerden leergroepen, nodigden sprekers over zelforganisatie uit en deelden goede voorbeelden.” En met succes: “Na 2 jaar experimenteren waren we overtuigd van de waarde van zelforganisatie. Collega’s waardeerden vooral de verantwoordelijkheid die ze kregen in zelforganiserende teams en námen die verantwoordelijkheid vaak ook. Je krijgt als team van professionals meer vrijheid om het werk en de samenwerking te organiseren en erover (mee) te beslissen. En daarmee maakt de organisatie ook veel beter gebruik van de creativiteit van medewerkers en hun vermogen om problemen op te lossen.”

Uitvogelen

Zonder wrijving geen glans, weet Linda: “Natuurlijk kom je ook moeilijkheden tegen. Want hoe start je nou een zelforganiserend team? En wat is hierbij de rol van een leidinggevende? Die vraag is voor een leidinggevende ook vaak ingewikkeld. Wie beslist waarover? En gaat iemand dat ons vertellen of moeten we dat zelf uitvogelen? Een hoop vragen waarmee teams kunnen worstelen.” Linda vond het mooi hoe academies aan de slag gingen met zelforganisatie. “Iedereen gaf er een eigen invulling aan. We hebben de aanpak best wel vrij gelaten om te kijken hoe het zich ontwikkelde. Maar na een tijd van experimenteren was het tijd om eenheid aan te brengen. En dat bleek helemaal niet zo moeilijk. Dat was het moment dat we 4 gezamenlijke waarden bepaalden voor zelforganisatie bij Avans: vertrouwen, verantwoording, persoonlijk leiderschap en collectieve verantwoordelijkheid. Ook maakten we een digitale brochure met tips voor teams, op basis van leerervaringen van binnen én buiten Avans. Op dat moment nam de interesse verder toe en wilde iedereen er wat mee. We hebben toen flink ingezet op ondersteuning om zelforganiserende teams verder te helpen.”

Rugzak vol werkwijzen

Pam vervolgt: “De afgelopen 2 jaar bouwden we aan een interne teamcoachpool. Inmiddels zijn 10 collega’s aangesloten. Zij zijn teamcoach naast hun functie als bijvoorbeeld opleidingscoördinator, docent of HR Businesspartner. Allemaal hebben ze expertise in en ervaring met teamcoaching. Zij begeleiden teams binnen Avans bij zelforganisatie en andere vragen waar teams mee komen. Ze spiegelen op teamdynamiek en hebben een rugzak vol werkwijzen waar teams mee verder kunnen. Daarnaast werken we sinds augustus 2020 met 8 externe partijen nauw samen op het gebied van team- en organisatie-ontwikkelvraagstukken. We zetten in op co-creatie om de externe expertise te combineren met de specifieke onderwijservaring van onze interne teamcoaches. Met z’n allen staan we klaar om de teams te begeleiden bij hun vraagstukken.”

Bandbreedte voor zelforganisatie

“De afgelopen jaren is er veel ervaring opgedaan binnen Avans”, weet Pam. “Daar trekken we lessen uit. Dit leidt tot standaarden en basisafspraken. Tegelijk is er niet 1 manier die bij elk team, elke leidinggevende of elke teamfase past. Een bandbreedte voor zelforganisatie kan een goede tussenvorm zijn. Hiermee doe je recht aan de verschillen én kun je samen een bepaalde standaard ontwikkelen, zodat je het wiel niet steeds opnieuw hoeft uit te vinden. Een belangrijke check bij de keuze om taken en verantwoordelijkheden in een team te beleggen is of die bijdragen aan de effectiviteit van het team en het realiseren van de teamdoelen. Zelforganiserend werken is een manier van werken en organiseren en geen doel op zich. Het met elkaar blijven experimenteren en delen en benutten van ervaringen blijft daarbij waardevol. Enerzijds binnen je eigen team: door met elkaar te reflecteren en vervolgstappen te zetten. Anderzijds tussen teams en bijvoorbeeld tussen teams en directies.” Linda vult aan: “De uitdaging is om open te zijn naar elkaar en feedback uit te wisselen. Dat is niet altijd makkelijk, omdat we dat nog niet gewend waren.” Pam: ”Naast de vraag hoe we invulling geven aan de samenwerking, is het ook belangrijk te kijken naar de randvoorwaarden en kaders die nodig zijn. Een voorbeeld: een team kan zelf een collega willen begeleiden bij langdurig verzuim. Maar hierbij spelen ook wettelijke regels en privacy een rol. Om die reden komen niet alle activiteiten in dit proces bij teams terecht. Dit geeft een kader. En dit geldt voor meer processen en activiteiten. In het project Doorontwikkeling zelforganisatie creëren we hier de komende maanden duidelijkheid over. Dat doen we in nauwe afstemming met de teams en directies.”

Maatwerk

“Elk teamcoachtraject is maatwerk”, legt Pam uit. “Afhankelijk van de vraag waar teams mee komen, denken we mee over welke vorm en intensiteit van begeleiding daar het beste bij past. Dat kan intensieve begeleiding zijn, met meerdere sessies verspreid over enkele maanden. Het kan ook een gerichtere aanpak zijn aan de hand van een concrete teamvraag. Bijvoorbeeld als een team al effectief samenwerkt, maar de kwaliteiten van teamleden beter wil benutten om met meer energie te werken. Dat vraagt een andere aanpak. Naast begeleiding van een teamcoach zijn er ook andere manieren om als team te leren en te ontwikkelen. Denk aan een training of workshop, het inzetten van een talentenscan of door zelf te experimenteren met werkvormen.” Linda en Pam verwachten de komende jaren een toename van vragen. “Er komt veel op de teams af. Denk aan de clustering van opleidingen of de implementatie van het onderwijsmodel, naast de doorontwikkeling van zelforganisatie en de vragen over samenwerking die er sowieso al waren.”

Eigen ervaring

Linda en Pam spreken uit eigen ervaring over zelforganisatie. Pam: “Toen ik nog deel uitmaakte van het team HR Businesspartners, zijn we in dat team gestart met zelforganisatie. We waren experimenteel, we zijn bijvoorbeeld zelf de gesprekkencyclus gaan voeren en hebben elkaar beoordeeld. Dat was spannend, en ook heel leerzaam. Die ervaring neem je mee, waardoor je snapt hoe het voor andere teams is.” Linda beaamt dat. “In mijn vorige team zijn we vrij abrupt zelforganiserend gaan werken en dat lukte gewoon, ook zonder leidinggevende. Ik heb daar ontzettend veel van geleerd. En dat neem je mee in de begeleiding van teams en de organisatie.”

Wil je bespreken welke vervolgstap je kunt zetten met je team, neem dan contact op met HR Businesspartner of met ontwikkelen@avans.nl. Zij denken graag met je mee.