Op de koffie bij product owner Jeroen de Wit

Jeroen de Wit is sinds mei 2020 actief als product owner bij Avans. Diezelfde rol vervulde hij eerder al zo’n vijftien jaar in het bedrijfsleven. “De overstap van het bedrijfsleven naar het onderwijs betekent voor mij werken vanuit een andere invalshoek. Eerder was dat vanuit een technische invalshoek bij een zogeheten ‘research & development’ (R&D) afdeling of organisatie. Dan ben je verantwoordelijk voor een product dat je oplevert. Technische aspecten zoals opleveren en testen of rollen zijn een vanzelfsprekendheid. Maar de inhoud? Daar heb je het eigenlijk niet over.

Nu bij draait het verhaal zich eigenlijk om. De inhoud, het domein, de business; dat is nu het startpunt. Ik ben nu product owner vanuit de business. Ik sta er middenin en dat geeft voor mij ontzettend veel meerwaarde. Er is een behoefte en daar speel ik op in. Ik ben zoveel mogelijk in gesprek om input uit de organisatie op te halen. Het gaat nu over de inhoud en het proces en daarna komt er een stuk techniek bij.

De werkdag van een product owner

“Na die bak koffie start ik – met meestal al een paar korte gesprekken achter de rug - om half tien met een stand-up met mijn team. In zo’n stand-up vertellen teamleden elkaar wat er gisteren is gedaan en vandaag moet gebeuren. En waarbij hulp gewenst is. Bijvoorbeeld een item uit de backlog of uitleg over een userstory. Allemaal standaard elementen, die in een agile team de revue passeren. Gedurende de dag zijn er daarnaast altijd wel afstemmingsmomenten intern of extern. Denk bijvoorbeeld aan gesprekken rondom aanbestedingen. Ik wil in de gaten houden hoe het loopt, en bijsturen waar nodig. Ook is er veel afstemmingsoverleg met collega’s vanuit andere diensten. Je brengt met elkaar de keten van processen in beeld of bespreekt de impact van koppelingen.”

Structurele sessies

“Binnen een agile team kennen we een aantal terugkerende elementen. Denk bijvoorbeeld aan een reviewsessie. Na een sprint (periode waarin je iets uit de backlog oppakt en oplevert) is er altijd een sessie waarin je samen terugkijkt op die periode en uitleg hierover geeft aan je groep stakeholders (de business dus oftewel je opdrachtgevers). Meestal krijg je dan feedback en daar kun je als team dan weer verder mee. Andere taken die ik zoal op me neem, zijn het voorbereiden van teamsessies en komende sprints, en het checken van user stories. Het is belangrijk dat die user stories blijven aansluiten bij hetgeen we willen opleveren.

Agile werken en 18 maanden vooruit plannen. Hoe kan dat samen?

“Je werkt altijd vanuit een visie. Je beschrijft waar je naar toe wilt en wat je stip op de horizon is. Dat kan best vijf jaar vooruit zijn. Of in het geval van Avans dus nu Ambitie2025. Vanuit die stip kun je bekijken wat je per jaar wilt realiseren. Momenteel ben ik met andere product owners en onze programma manager de plannen voor de komende zes maanden en verder aan het bespreken. We brengen in kaart wat we willen doen, wat dat kost en wat we nodig hebben. Dat kun je weer opdelen in kwartaaldoelen en vervolgens naar sprints toe. Om vervolgens weer terug te redeneren. Door dit zo te doen, kun je bijsturen. Soms blijkt er iets niet goed te werken, en besef je dat iets niet voldoende bijdraagt. Dan ga je je ambitie bijstellen om ervoor te zorgen dat je uiteindelijk toch op je doel uitkomt. Het doel is altijd waarde leveren. Het doel is niet om iets te doen wat je vooraf bedacht had. Het fijne van dit proces zo aanpakken is dat je ziet wat er gebeurt. Je hebt het in beeld en je kunt alternatieven zoeken als dat nodig is. Daarmee reageer je dus direct op feedback en kun je goed bijsturen.

De toolkit van een product owner

“Waarde, snelheid en feedback. Dat is wat voor alle product owners heel belangrijk is. En dat betekent onherroepelijk ook keuzes maken. Gelukkig helpen we elkaar daarin. De ene product owner is al heel ervaren, en anderen zijn vanuit de inhoud in deze rol gekomen. Bij het product owner gilde werken we aan de persoonlijke ontwikkeling van elke product owner. Er is een 2-wekelijks moment waarop we de spreekwoordelijke gereedschapskist openmaken en een stukje eruit pakken. Een vaardigheid, die we willen leren. Een kijkje in de keuken extern kan ook. Zo is er laatst een product owner van De Efteling op bezoek geweest, super leerzaam. Ikzelf ben teamlead van dit gilde. Zo help ik de product owners een stevigere rol in de organisatie te geven en nog beter te worden in hun werk. Harstikke leuk om te doen en zo kennis te delen!

Wanneer heb je een geslaagde dag als product owner?

“Ik geniet er echt van als we als team weer een bijdrage hebben kunnen leveren, die uiteindelijk echt bijdraagt aan het verbeteren van de organisatie. Maar ook dat je soms ineens beseft, dat je weer mooie resultaten geboekt hebt. En dat ik jonge mensen wat mee kan geven. Overigens, het vieren van succes mag echt nog wel meer hoor. Niet zo ‘over-the-top’ zoals Amerikanen dat soms doen met awards en het continue gebruik van overtreffende trapwoorden (Wow! Fantastic! Terrific job!), maar gewoon met een biertje en nootjes bijvoorbeeld. Dat is nu meestal online, maar ik kijk er al naar uit dat we elkaar structureel weer fysiek zien en aan het einde van de dag met een brede lach ‘tot morgen!’ tegen elkaar zeggen.”