"Je kunt er echt wat van leren"

De zelforganisatiescan is een instrument dat je helpt om inzicht te krijgen waar jouw team of organisatieonderdeel op dit moment staat op het gebied van zelforganisatie.

Pieter-Jelle is verbonden aan het Leer- en Innovatiecentrum (LIC) van Avans. Het LIC ondersteunt bij leren, onderwijs en onderzoek en biedt academies brede onderwijskundige ondersteuning. Als kwaliteitsadviseur richt hij zich op de integratie van duurzame ontwikkeling in het onderwijs. Daarnaast adviseert hij de Academie voor Waardecreatie en Ondernemerschap. “Ik help die academie om de kwaliteitszorg op peil te houden. De manier van werken moet in het teken staan van verbeteren.”

Intrinsieke motivatie

Hij kende de zelforganisatiescan al van de voormalige Academie voor Ondernemerschap, Marketing en Innovatie. “Daar gebruikten we de scan als nulmeting en daarna herhaaldelijk om de ontwikkeling van het team inzichtelijk te maken. In mijn huidige team van kwaliteitsadviseurs hebben we de scan nu eenmaal toegepast. Concrete afspraken over het vervolg hebben we nog niet gemaakt, maar ik zou de scan graag vaker inzetten. Bijvoorbeeld na driekwart jaar.”

“Hoelang we al zelforganiserend zijn, is moeilijk te zeggen”, vertelt Pieter-Jelle. “Dat ging geleidelijk. De afgelopen jaren verschoof de verantwoordelijkheid voor organisatorische aspecten steeds verder van onze coördinator naar onszelf.” Wat levert dat op? “Een zelforganiserend team voelt zich eigenaar van de eigen thematieken. Omdat je samen de verantwoordelijkheid voelt, pak je taken veel sneller op. Vanuit intrinsieke motivatie. Ook de taken die anders misschien zouden voelen als corvee. Dat is veel fijner dan afwachten totdat de coördinator jou die taak toewijst.”   

Als ervaringsdeskundige heeft Pieter-Jelle een tip voor andere zelforganiserende teams: “Je hebt meer aan veel korte afstemmingsmomenten dan aan 1 langer moment, waar dan bijvoorbeeld telkens 2 weken tussen zit. Dan weet je precies waar je collega’s mee bezig zijn, kun je elkaar beter helpen en voel je meer binding met je teamgenoten.” 

Ruimte voor verbetering

Binnen het LIC staat het team van Pieter-Jelle al langer bekend als zelforganiserend. “Dat werd ook bevestigd door de resultaten van de scan. Daaruit bleek dat we veel verantwoordelijkheid nemen voor het team en voor elkaar.“

Minstens zo belangrijk waren de verbeterpunten die uit de scan kwamen. “Daar kun je echt wat van leren”, knikt Pieter-Jelle. “Uit de resultaten bleek bijvoorbeeld dat er op het gebied van besluitvorming ruimte voor verbetering is. We willen allemaal ons zegje doen. Het is goed dat iedereen de ruimte daarvoor krijgt, maar uiteindelijk moet je wel knopen doorhakken. We vinden het belangrijk om dingen met elkaar te delen, maar je bent ook een team dat iets moet neerzetten.”

Samen in gesprek

“Zoiets los je heus niet van de ene op de andere dag op”, weet hij. “Dus ga je daarover in gesprek. Met elkaar, maar in dit geval ook met mensen van &samhoud, het bureau dat ons hierbij begeleidt. Zij reiken ons bijvoorbeeld methodes aan om onze overleggen te structureren en tot besluiten te komen. Zoals de kleurenmethode. Heel simpel: groen betekent dat je het eens bent met een voorstel, rood betekent dat je tegen bent.”

Ook qua samenwerking valt er nog wel wat winst te behalen, vertelt Pieter-Jelle. “We werken allemaal voor een andere academie. En iedereen heeft zo zijn eigen expertise, waarop we vaak heel actief bezig zijn. Daarom hebben we een beetje de neiging om op onze eigen eilandjes te gaan zitten. Maar dat is een beetje inherent aan de aard van onze werkzaamheden. Het belangrijkste dat we eruit hebben gehaald is dat we aan de slag moesten gaan met de besluitvorming.” 

Hygiënefactor

Pieter-Jelle gelooft dat elk zelforganiserend team baat kan hebben bij de zelforganisatiescan. “Vooral als hulpmiddel om het proces zelf in de hand te nemen. Maar dan moet je daarna wel echt in gesprek gaan over de resultaten. En in gesprek blijven. We moeten ervoor waken dat we zelforganisatie als iets tijdelijks zien. Dat we die scan doen, een vinkje zetten en overgaan tot de orde van de dag. Het is een hygiënefactor. Iets structureels. Idealiter doe je de scan dus ook vaker, in mijn ogen. ‘Hoe gaan we met elkaar om? Hoe zijn we een team?’ Mijn ideaal is dat we dat centraal stellen.”

Tot slot plaatst hij een kanttekening. “De scan gaat uit van bepaalde teamrollen, die allemaal ingevuld moeten zijn. Gevolg daarvan is dat je misschien gaat kijken hoe je die rollen over het team gaat verdelen. Het risico is dan dat je geforceerd een rol pakt die eigenlijk helemaal niet bij je past. Terwijl je juist moet weten wat voor persoonlijkheden er in je team zitten. Op basis daarvan kijk je welke nieuwe mensen er nodig zijn om het team te completeren. Gebruik de zelforganisatiescan dus niet als technisch instrument, maar als reflectief instrument.”

Hulp en ondersteuning Bij vraagstukken over zelforganisatie helpen we je graag met ondersteuning en begeleiding op maat. Neem contact op met je HR Businesspartner of met Ontwikkelen@avans via 088 – 525 79 99 of mail ontwikkelen@avans.nl.