Ruimte voor talent: Avans zet groots in op ICT-ambities

Geen woorden maar daden. Die Rotterdamse wijsheid is soms net zo goed in Brabant van toepassing. Op het werk van de ICT & Onderwijscoaches (ICTO) bij Avans bijvoorbeeld. Zo’n vier jaar geleden startte dit team van inmiddels zo’n 50 inspirators en adviseurs. Die bieden docenten en andere medewerkers hulp bij vragen, uitdagingen en wensen op het gebied van de digitale leeromgeving. Ze bekijken die vragen met een didactische én veranderkundige blik. Bij ongeveer elke Avans-academie ging een ICTO Coach aan de slag, en het werden er steeds meer. Ze verdienden eeuwige roem tijdens de coronacrisis, toen er binnen no time overgeschakeld moest worden naar online lesgeven. “De kurk waar de organisatie op dreef”, was een van de complimenten die de coaches in hun zak konden steken.

170 ondersteuners

Naast de ICTO Coaches verschenen ook key users van onderwijsapplicaties als Brightspace, Remindo en Office 365. En ICT-ondersteuners, die onder meer docenten ondersteunen met administratieve taken in de digitale leeromgeving. Bij elkaar zijn er bijna 170 ondersteuners in een van die rollen actief, vaak ook nog onder andere benamingen. Zij geven Avans’ eigen digitale transformatie vorm. Die snelle groei zegt iets over het succes van de aanpak. Maar het maakt gezamenlijke communicatie lastiger. Ook is het steeds moeilijker om overzicht te houden. Tijd voor een nieuwe stap: het stroomlijnen van de rollen en ze opnieuw inpassen in de organisatie. Dat is het proces dat Ronald Spruit en Wenke Vogelaar begeleiden in opdracht van de Regiegroep Informatievoorziening. Ze kijken daarbij goed naar wat de academies nodig hebben.

Netwerk

“We doen het nu voor het eerst centraal: het opstellen van profielen én de werving”, vertelt Ronald. Hij is als coördinator sinds het begin betrokken bij de ICTO Community. Wenke maakt sinds januari deel uit van de regiegroep. “Met de 3 rollen ICTO Coach, key user Digitale Leeromgeving en ICT-ondersteuners bestrijken we alle werkzaamheden. Onder die laatste noemer worden verschillende ‘oude’ rollen gebundeld: bijvoorbeeld contactpersonen ICT, Auteursrechten of Privacy. De key users worden voortaan breder ingezet dan nu; als het kan opereren ze op verschillende onderwijsapplicaties in plaats van specifiek één. En voor zowel de ICTO Coaches als de key users hebben we goed gekeken naar hoeveel tijd ze nu nodig hebben voor hun werk binnen de academie en de tijd die nodig is om docenten optimaal te kunnen ontlasten en te ondersteunen. Ook hebben we rekening gehouden met de tijd die ze nodig hebben om hun Avans-brede netwerk te onderhouden.” De werkgroep kwam voor de drie rollen samen uit op gemiddeld 1,5 FTE per 1000 studenten. “Bij grote academies kom je op die manier uit op wel 4 tot 5 FTE aan ondersteuning”, verduidelijkt Ronald. In totaal betekent dat een groei van in totaal grofweg 45 FTE naar 58 FTE. Het project loopt gelijk op met de nieuwe clustering van de academies van Avans: inmiddels zijn er 15 academies met studentenaantallen van 1500 tot 3200 studenten. De nieuwe ICT-rolverdeling sluit daar nauw op aan. Wenke: “Qua timing komt dat heel goed uit. Het biedt de kans om de ICT-ondersteuning in de nieuwe clusters meteen goed op orde te brengen.”

Uitdagen

ICTO Coaches, key users Digitale Leeromgeving en ICT-ondersteuners gaan in hun aangepaste of nieuwe rol een avontuurlijke tijd tegemoet. Het onderwijs wordt flexibeler en opgedeeld in modules die ook nog eens in co-creatie met het werkveld worden ontwikkeld. En al die modules moeten weer een ‘blended’ invulling krijgen, met fysieke én online elementen. Wenke: “De student krijgt steeds meer de regie. Terwijl we gewend zijn dat we studenten bij de hand nemen en uitstippelen hoe ze een module moeten doorlopen. Dat wordt helemaal anders; de focus komt te liggen op het uitdagen van de student. En samenwerken, het geven van feedback. Wat betekent dat voor docenten? Voor de begeleiding van studenten? Voor hoe die modules en de digitale leeromgeving eruit gaan zien? Ronald: “Voor ICTO Coaches vraagt dat bijvoorbeeld om kennis van onze didactiek en veranderkunde, naast de onderwijsapplicaties die we gebruiken. Hoe kunnen we de middelen die we hebben inzetten om deze nieuwe vorm van onderwijs te ontwerpen en inhoud te geven? Ik verwacht dat de ICTO Coaches zich steeds meer gaan focussen op coaching, begeleiding en het sturen van ontwikkelingen binnen een academie.”

Flinke investering

Avans investeert flink in de digitale transformatie en loopt daarbij voorop als het om het hoger onderwijs gaat. Wenke: “Je ziet dat het College van Bestuur een hoge mate van betrokkenheid toont voor dit onderwerp en goed om zich heen heeft gekeken: wat heeft de digitale transformatie voor effect op de wereld, en op Avans? Hoe kunnen wij de concurrentie aangaan met techbedrijven die bijvoorbeeld zelf medewerkers opleiden in eigen academy’s met een eigen certificering?” Ronald: “De beroepspraktijk verandert, digitaliseert steeds verder. Dat vereist andere kennis en vaardigheden van studenten en het vraagt wendbaarheid van ons als organisatie.” Wenke: “Daarom is het zo goed dat de digitale transformatie serieus is verankerd in Ambitie 2025.” De omslag die momenteel binnen Avans plaatsvindt, is volgens Wenke ‘een enorme verandering, op alle vlakken’. En dat maakt het volgens beiden een interessante plek om te werken aan het verbeteren van het onderwijs met ICT. “Het lijkt me prachtig om deel uit te maken van zo’n omwenteling, die zoveel voor studenten en medewerkers kan betekenen. En we staan nog maar aan het begin!”