"We kunnen overal meekijken"

Sarah Wilton is aanwezig namens het College van Bestuur. Ze is blij met het bezoek van maar liefst 9 collega-instellingen: “Met de huidige maatschappelijke uitdagingen is samenwerking belangrijker dan ooit. Daarom laten we zien wat we doen, zodat andere onderwijsinstellingen daarvan kunnen leren. En andersom zijn we heel benieuwd wat zij van onze aanpak vinden. Het gaat dus om wederkerigheid: leren van elkaar.”

Grootste uitdaging

Na de ontvangst mogen de gasten vragen stellen aan agile coach Sabina Renshof, scrummaster Raymond van der Burgt en CIO Gerdinand Bosch. Desirée van den Bergh is informatieadviseur bij de HAS Hogeschool. Ze wil van Sabina weten wat haar grootste uitdaging is als agile coach. “Het is zaak om de omgeving van de IV-organisatie mee te krijgen in de verandering. En welk tempo kies je daarbij? Laat je de verandering spontaan ontstaan of stuur je daarop? Dat is balanceren”, vertelt Sabina.

“Het betrekken van de omgeving doen we soms ad hoc: door simpelweg met elkaar in gesprek te gaan als er een vraag ontstaat. Daarnaast zien we frictie als een aanleiding om te onderzoeken hoe de samenwerking beter kan. En ten slotte tonen we proactief wat agile werken oplevert. Bijvoorbeeld door het organiseren van workshops en door mensen te laten ervaren hoe we werken tijdens de Planning Tweedaagse. Zo laten we de organisatie zien én ervaren wat de meerwaarde is van agile werken”, legt Sabina uit. “Bij alles geldt dat we veel tijd en aandacht besteden aan verbinding, als highway voor samenwerking.”

Even verderop zit Raymond. Gilbert van den Dobbelsteen, teamleider systems development bij de Universiteit Twente, wil van hem weten hoe wij onze product owners hebben gepositioneerd. Raymond: “Idealiter schuift de business hen naar voren, zodat zij de business vertegenwoordigen in het team. Dit zien we bij Avans als een fulltime rol. We vinden het belangrijk dat zij de businessvraag vertalen richting de teams en de juiste prioriteiten stellen.”

Toegevoegde waarde creëren

“Jullie IT-organisatie is een enorm apparaat. Dat kost veel geld en leidt misschien tot weerstand. Hoe creëer je toch draagvlak?” De vraag is van Perry Heymann, strategic policy officer CIO-office van Maastricht University. Tafelgenoot Gerdinand antwoordt: “Als je het strategische belang van technologie en data onderkent, weet je dat het geen kostenpost is, maar juist een enabler voor je ambitie. Dáár moet het qua draagvlak over gaan.”

“De omvang van je budget bepaalt vervolgens de snelheid waarmee je bijdraagt aan het realiseren van je ambitie. Anders gezegd: geld is snelheid. Het stelt ons in staat om toegevoegde waarde te creëren voor onze studenten, docenten en andere eindgebruikers. Als je hebt bepaald welk deel van je middelen je wilt besteden aan data en technologie, is het aan de IV-organisatie om een realistische wat en hoe te bepalen. Maar dat gebeurt altijd in samenspraak met gebruikers en aansluitend op de ambitie.”

Enthousiaste reacties

Na de lunchpauze kunnen de gasten meekijken bij de teams, die op dat moment hun werkzaamheden voor het komende kwartaal plannen. “Mooi om op deze manier kennis uit te wisselen”, vindt Hilde Van Puyenbroeck van de Arteveldehogeschool in Gent. Gilbert van den Dobbelsteen (Universiteit Twente) ziet het enthousiasme waarmee gewerkt wordt: “Niet normaal! Ik ben echt geïnspireerd en zou het agile werken bij onze universiteit willen versterken. Het valt me op hoe moedig iedereen hier is; ik merk dat mensen zich veilig genoeg voelen om hun zegje te doen, ook voor een groep.”

Jasper Maas is hier namens Fontys Hogescholen, samen met een aantal collega’s. “Zij weten hoe enthousiast ik ben over agile werken, want daar vertel ik vaak over. Maar het werkt beter als zij met eigen ogen zien hoe dat er in de praktijk aan toe gaat”, weet Jasper, die vooral te spreken is over de transparantie. “We voelen ons heel welkom. Er zijn geen afgesloten kamertjes, alles gebeurt in open ruimtes en overal kunnen we meekijken en -luisteren. En niemand neemt een blad voor de mond. Er heerst echt een sfeer van ‘samen doen’.”

Elkaar helpen

Complimenten alom dus van alle gasten. En hoewel er alle ruimte is voor kritische geluiden, zijn die er nauwelijks. Sabina heeft wel een vermoeden hoe dat komt: “In de onderwijswereld lopen we voorop op dit gebied. Onze gasten komen hier dus vooral om van ons te leren. Zoals wij ook veel over agile werken hebben geleerd door bij organisaties buiten het onderwijs te gaan kijken. Op andere gebieden kunnen we ongetwijfeld leren van dezelfde collega’s die hier vandaag te gast zijn. Zo helpen we elkaar.”